Exportação de despesas

A exportação de despesas na plataforma Espresso, é uma funcionalidade que tem como objetivo gerar relatórios personalizados das despesas corporativas de sua empresa. Seja um relatório de cobrança para algum cliente, ou prestação de contas de algum projeto, a exportação flexibiliza a geração desses relatórios.

Para gerar um arquivo de exportação de despesas, basta seguir 4 etapas simples. Primeiramente, selecionar o formato do arquivo a ser exportado. Logo depois, podem ser selecionados diversos filtros para as despesas. Em seguida, você pode checar a quantidade de despesas que estarão dispostas no arquivo de exportação e clicar no botão para exportar. Por fim, basta esperar o arquivo ser gerado e clicar no botão de download. Essas 4 etapas serão melhor detalhadas a seguir. A exportação de despesas fica no menu de "Exportação" no canto esquerdo da lista de menus da plataforma, conforme exemplo:

Formato

No processo de exportação das despesas da sua empresa, o primeiro passo é escolher o formato de arquivo que deseja exportar esses dados. Atualmente as despesas podem ser exportadas em PDF ou planilha. O PDF é semelhante ao gerado na exportação do relatório. Ele possui a lista das despesas, com a data, valor e descrição, e as fotos dos recibos. Já a planilha traz todos os dados das despesas, sem formatação, e é ideal para o uso de tabelas dinâmicas do Excel.

A figura abaixo ilustra as opções dos dois formatos de exportação. Para selecionar, basta clicar em um dos cards e avançar para próxima etapa. Se precisar mudar o formato de exportação, isso pode ser feito em qualquer momento durante as etapas do processo.

Parâmetros

Nessa etapa você poderá filtrar as despesas pelo os mais diversos parâmetros. Primeiramente, você pode definir uma descrição para o filtro, e essa descrição identificará o arquivo no final do processo. Em seguida, o parâmetro a ser definido é a referência da data que será aplicada, podendo escolher entre: data da despesa, data de envio do relatório, data de aprovação do relatório e data de conclusão do relatório. O próximo parâmetro é o período que deseja selecionar de despesas, aplicado a referência selecionada. Esses dois parâmetros são o mínimo requerido para filtrar as despesas, mas outros parâmetros podem ser aplicados clicando no botão + FILTROS.

Dentre os filtros que poderão ser criados, estão:

• Usuários: Podem ser selecionados um ou mais dos usuários cadastrados.
• Times: Se sua empresa tiver times cadastrados, poderão ser selecionados.
• Status: Podem ser selecionados os status dos relatórios em aprovação, aprovados e concluídos.
• Categorias: Podem ser selecionadas as categorias padrão da plataforma.
• Subcategorias: Se sua empresa tiver subcategorias cadastradas, elas poderão ser selecionadas.
• Tipo de despesa: Podem ser selecionadas as despesas reembolsáveis ou de cartão corporativo.
• Alocação de custos: Podem ser selecionados os centros de custo, se houver algum cadastrado.
• Grupos de tags: Cada grupo de tag cadastrado aparece como uma opção ao criar um novo filtro.

Além dos filtros, você conta também com a possibilidade de selecionar a opção de gerar um relatório somente com aquelas despesas que estão violando alguma política estabelecida pela empresa.

A figura acima ilustra a segunda etapa da exportação. Ao clicar no botão CONTINUAR você avança para a  etapa de confirmação.

Como os filtros permitem uma grande flexibilidade ao selecionar as despesas para exportação, alguns cuidados devem ser tomados para que se obtenha um melhor resultado. Segue alguns pontos de atenção ao utilizar o filtro de exportação: se deseja, por exemplo, filtrar as despesas de todos os usuários da sua empresa, não há a necessidade de criar um filtro de usuários e selecionar todos eles, basta não selecionar nenhum; ou se deseja, por exemplo, criar um filtro para a categoria Alimentação e para a subcategoria Táxi ou Uber, que provavelmente são subcategorias da categoria Transporte, certamente nenhum resultado será gerado por causa desse conflito entre os filtros.

Confirmação

A etapa de confirmação serve para ter uma noção das despesas que foram selecionadas na etapa anterior. Pode ser que o filtro criado gere um resultado vazio de despesas, e é aqui que você poderá perceber isso, antes de gerar o arquivo de exportação. Se o resultado for vazio, basta voltar na etapa anterior e editar os filtros criados.

A figura acima mostra um exemplo em que os filtros selecionaram 30 despesas. Com isso, você já saberá antecipadamente que o arquivo gerado terá informações desse total de despesas informado. Por fim, basta clicar no botão EXPORTAR para gerar o seu arquivo de despesas.

Download

Finalmente, nessa última etapa, basta aguardar a geração do arquivo de despesas e em seguida clicar no botão de download a direita como exemplificado na imagem abaixo. Se for necessário acessar novamente, esse e outros arquivos de despesas gerados anteriormente, basta acessar a aba HISTÓRICO na barra de navegação superior. O campo descrição ao gerar um arquivo de despesas é um facilitador para identifica-lo no histórico, e é sempre uma boa ideia utiliza-lo.

Quem pode exportar relatórios na funcionalidade Exportar Despesas?

Essa funcionalidade está disponível para os administradores da conta e para os usuários comuns que são aprovadores. 

Os administradores podem filtrar despesas de todos os relatórios, enviadas por todos os usuários sem distinção de times. Já o usuário comum que é aprovador de times pode filtrar as despesas dos relatórios aprovados por ele ou dos relatórios aprovados por outras pessoas do mesmo fluxo de aprovação ao qual ele faz parte.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso!

Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br