Classificação de Despesas por Projetos

É muito comum que empresas tratem os serviços prestados aos seus clientes como projetos e, ao realizarem os processos de reembolsos ou liberação de adiantamentos para seus funcionários, é importante que esses projetos sejam identificados nas despesas para a criação de relatórios de reembolsos e prestação de contas.

Por isso, para que os relatórios de despesas fiquem cada vez mais completos, recomendamos o uso da classificação de despesas com Projetos, junto com as demais classificações disponíveis. 

Na opção de classificação de despesas em Projetos, é possível:

• Criar projetos públicos ou de visualização restrita;
• Adicionar políticas de gastos aos projetos;
• Relacionar os projetos à prestação de contas dos funcionários.

Como configurar os projetos no Espresso? 

Os projetos ficam em uma das abas disponíveis no menu de classificações de despesas e podem ser criados com duas configurações:

Projeto Público: todos os usuários terão permissão para lançar despesas nesse projeto.

Projeto Restrito: apenas os usuários que você escolher terão permissão para lançar despesas nesse projeto.

Para criar um novo projeto, os passos a serem seguidos são:

Acessar o menu de "Classificação de despesas" que fica disposto dentro das configurações, no canto esquerdo da plataforma > acessar a aba "Projetos" > clicar no ícone "+" no canto inferior direito da tela, conforme exemplo:

Como vincular políticas de despesas aos projetos?

Em alguns casos, para que o funcionário registre suas despesas, elas precisarão estar em conformidade com as políticas de gastos estabelecidas para projetos específicos. Para tanto, é necessário que tais políticas sejam cadastradas e vinculadas ao projeto em questão. 

Cadastrar a política de gastos de um projeto é bem simples: você pode criar a política pelo menu “Política de Despesas” ou diretamente no projeto desejado. 

Criando via menu Política de Despesas: saiba mais em nosso artigo Como criar uma Política?

Criando via Projeto: acesse o projeto, role a tela até o final da página e clique para criar uma nova política (você também poderá vincular uma política já existente). Dê um nome para a sua política e depois adicione as regras desejadas. A criação de regras é feita da mesma forma em todos os casos. Exemplo:

Como editar ou desativar/ ativar um Projeto?

Quando o projeto for finalizado, você poderá desativá-lo para que os usuários não submetam mais despesas vinculadas à ele. Basta entrar no projeto e clicar no ícone de três pontinhos que aparece no canto superior direito da tela de detalhes. Lá você terá a opção de editar ou desativar. 

Lembrando que, quando um projeto é desativado, ele permanece listado na aba de desativados sendo passível de reativação. Se seu desejo for excluir, você deverá desativar o projeto primeiro e depois realizar a exclusão. Mas atenção: ao excluir um projeto as despesas que já foram registradas perderão o vínculo com ele, ou seja, não será mantido histórico. 

Como os projetos serão vinculados às despesas dos funcionários? 

Depois que o administrador da conta adicionar e parametrizar os projetos, eles aparecerão como um campo de seleção no momento em que o funcionário for registrar suas despesas pelo app ou pela web. Simples assim! <3

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br