Entenda o menu de configurações "Funcionalidades"

O Espresso é uma plataforma que visa otimizar o processo de prestação de contas de despesas corporativas. Por esse motivo, existem diversas funcionalidades que podem ser ativadas e configuradas de acordo com a realidade e necessidade da sua empresa. Conhecer o menu de configurações "Funcionalidades" é extremamente importante para entender um pouco mais sobre o Espresso e configurá-lo da maneira que melhor atenderá você.

O menu "Funcionalidades" está na lista de menus presente no lado esquerdo da plataforma na web e está disponível apenas para administradores. Nele, você encontrará as seguintes funcionalidades disponíveis para configuração da sua conta:

Barista IA - Trata-se da nossa inteligência artificial que se ramifica em uma série de funcionalidades que tem como principal objetivo otimizar o seu tempo e manter o garantir a segurança no processo de registro e prestação de contas da sua empresa. As funcionalidades da nossa IA se subdividem em:

• Antifraude - gera alertas sobre despesas possivelmente duplicadas e inconsistências entre comprovantes e dados das despesas. 
• Palavra proibitiva para bebida alcoólica - identifica palavras proibidas relacionadas à bebidas alcoólicas em seu comprovante.
• Palavra proibitiva para tabaco e derivados - identifica palavras proibidas relacionadas a tabaco e seus derivados em seu comprovante.
• Aprovação automática de relatórios - relatórios que não possuem inconsistências (apontadas pelo antifraude) ou pendências (como reembolso, por exemplo) são aprovados automaticamente, não havendo necessidade de passar pelo fluxo de aprovação configurado.
• Geração de Comprovantes - comprovantes são gerados automaticamente pela nossa IA para viagens de Uber/99, a partir da utilização do cartão Espresso para pagamento.

Quilometragem - A funcionalidade de quilometragem diz respeito à uma categoria de gastos onde os usuários poderão registrar suas despesas de acordo com a ativação ou não das opções a seguir:

• Valor por km rodado - para que a categoria "Quilometragem" realmente seja utilizada, é necessário que esta configuração esteja ativa, afinal de contas é através dela que você irá informar qual é o valor pago por km rodado aos seus colaboradores.
• Inserção manual de km - a partir do momento que essa funcionalidade está ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem, incluindo quantos quilômetros foram realizados, de forma manual.
• Integração com Google Maps - já com essa funcionalidade ativa, os usuários poderão registrar as suas despesas de quilometragem incluindo o endereço de origem e destino, e o cálculo de quilômetros realizados no trajeto será feito pelo Google Maps, proporcionando maior precisão ao resultado obtido.
• Rastreio de trajeto via GPS - com essa funcionalidade ativa, os usuários contam com a possibilidade de ter o trajeto realizado registrado em tempo real via GPS, proporcionando também uma maior precisão ao resultado obtido.

Adiantamento

• Adiantamento - para que a funcionalidade de "Adiantamentos" possa ser utilizada, é necessário que essa configuração esteja ativa. Para entender melhor sobre o que são adiantamentos, clique aqui 
• Fluxo de aprovação de adiantamentos - com essa configuração ativa, você pode criar fluxos de aprovação para os adiantamentos solicitados. 
• Limite por prestação de contas - ativando essa configuração, você poderá impedir a solicitação de novos adiantamentos antes da conclusão da prestação de contas de adiantamentos anteriores.
• Devolução automática - ao ativar essa funcionalidade, você permite que saldos remanescentes de adiantamentos tenham devoluções solicitadas aos usuários automaticamente no momento da aprovação dos relatórios vinculados à ele.
• Conclusão automática de devolução - ao ativar esta funcionalidade, você terá todas as solicitações de devolução de saldo remanescentes de adiantamentos concluídas automaticamente. A funcionalidade permite manter o controle das solicitações de devoluções realizadas, sem a necessidade de notificação ou comprovação do usuário.

Aprovação

• Aprovação Multiníveis - ativando essa configuração, será possível configurar a aprovação de relatórios em mais níveis. 
• Alçada de aprovação - com essa configuração ativa, os relatórios que quebrarem alguma regra estabelecida pela empresa ou forem maiores que um valor pré definido, terão um fluxo de aprovação diferenciado. 

Cartão corporativo

• Cartão Corporativo (não reembolsáveis) - essa funcionalidade é para clientes que utilizam Cartões Corporativos. Quando está ativa, permite que os usuários selecionem a opção de pagamento com o cartão, reconhecendo a despesa como não reembolsável.
• Cartão Corporativo (não reembolsáveis) como padrão - estando com a funcionalidade acima ativa, essa funcionalidade ficará disponível. Ela é ideal para empresas que utilizam o cartão corporativo como forma de pagamento padrão para grande maioria das despesas pois, quando ativa, faz com que a opção de pagamento com cartão corporativo já venha selecionada automaticamente.

Conta digital (EXCLUSIVO PARA CLIENTES QUE POSSUEM CONTA DIGITAL ESPRESSO)

• Pagamento por aproximação - para ativar o pagamento por aproximação, é necessário informar um limite para liberação do pagamento neste formato.
• Saque - para liberar a opção de saque em dinheiro aos colaboradores, é necessário ativar essa funcionalidade. Vale ressaltar que o saque possui uma taxa padrão de R$5,95 por transação.

Classificação de despesas

• Subcategoria obrigatória - ativando essa funcionalidade, se torna obrigatório o vínculo de subcategorias em todas as despesas que forem registradas.
• Despesas faturadas - com essa funcionalidade ativa, as despesas faturadas pela empresa, poderão ser registradas no relatório e não contarão como despesas reembolsáveis aos colaboradores.
• Alocação em projetos - a funcionalidade permite classificar as despesas por projetos, e cada projeto poderá ser configurado como público ou restrito, poderá ser vinculado a usuários específicos e poderá ser vinculado também à políticas específicas.

Permissões e compartilhamento

• Saldo - com essa funcionalidade ativa, informações de saldo aparecerão nas telas de usuário.
• Relatórios públicos - ativando essa funcionalidade, será possível permitir que usuários não autenticados ou pessoas que não utilizem o Espresso, acessem relatórios através do link de compartilhamento do relatório.
• Copiloto - com o modo copiloto ativo, o administrador da conta poderá acessar os perfis de outros usuários para registrar despesas e submeter relatórios. Para entender mais sobre a funcionalidade de copiloto, clique aqui.
• Conclusão automática de relatórios - ativando essa funcionalidade, os relatórios aprovados que não apresentarem nenhuma pendência ou alerta serão concluídos automaticamente.

Após passar por todo o menu de funcionalidade e configurar a conta de acordo com o que fará mais sentido para a sua empresa, o Espresso já poderá ser utilizado, mas é importante lembrar que é possível criar a personalização das classificações de despesas, configurar o workflow de aprovação e ainda cadastrar os usuários de toda a sua empresa.

Acesse estes artigos para te ajudar nesses próximos passos:

Classificação de despesas;

Workflow de aprovações de relatórios e adiantamentos;

Cadastro de usuários.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br