Gerador de Arquivos: Prestação de conta de despesas de cartão

O Gerador de Arquivos é uma ferramenta desenvolvida para facilitar a emissão de arquivos personalizados, atendendo às necessidades de integração com sistemas ERP ou outras plataformas que suportam arquivos no formato CSV. Além disso, ele é amplamente utilizado para análises gerenciais, permitindo maior eficiência na gestão e controle de informações financeiras.

Este artigo tem como objetivo ensinar, de maneira clara e objetiva, como baixar as Prestação de Conta de Despesas de Cartão utilizando o Gerador de Arquivos, seja você um usuário iniciante ou alguém que busca aprimorar o uso da ferramenta, este guia trará informações úteis para simplificar sua rotina.

Como acessar o gerador de arquivos de Prestação de Conta de Despesas de Cartão?

Para acessar a funcionalidade, basta acessar o menu Integrações em Gerador de Arquivos, e selecionar a opção Prestação de Conta de Despesas de Cartão

Após selecionar a opção desejada, a tela abaixo será aberta possibilitando a configuração do arquivo que irá baixar.

Como configurar o meu arquivo?

Você poderá configurar o arquivo que irá constar despesas do cartão Espresso e cartões de terceiros, selecionando os campos que deseja exportar e organizando as informações de acordo com as necessidades do sistema de destino ou das análises gerenciais. As informações e a ordem delas no arquivo podem ser editadas a qualquer momento.

Basta clicar na informação desejada para que ela seja selecionada.

A seguir, detalhamos cada conjunto de informações disponíveis para configuração.

1. Informações de Despesas: Este grupo de campos reúne dados sobre as transações realizadas com os cartões:

• Código da moeda: Código do tipo de moeda utilizada na transação (ex.: BRL, USD).
• Valor: Montante financeiro da despesa registrada.
• Descrição: Breve descrição do item ou serviço relacionado à despesa.
• Data de criação: Data em que a despesa foi registrada no sistema.
• Data de aprovação: Data em que a despesa foi aprovada em relatório. 
• Número do relatório: Identificador único do relatório ao qual a despesa está vinculada.
• Número do cartão: Identificação do cartão utilizado para a transação (somente os últimos 4 dígitos).

2. Informações do Usuário: Os dados do usuário responsável pela transação também podem ser exportados, garantindo rastreabilidade dos dados.

• Nome: Nome do titular responsável pela despesa, cadastrado no Espresso.
• E-mail: Endereço de e-mail do usuário.
• CPF: Cadastro de Pessoa Física do usuário.
• Código do usuário: Identificador exclusivo do usuário no sistema.
• Departamento: Setor ao qual o usuário está vinculado.
• Filial: Unidade da empresa onde o usuário está alocado.
• Unidade: Subdivisão da filial (quando aplicável).
• Divisão: Área específica de operação dentro da organização.

3. Classificações:  Campos utilizados ara categorizar as despesas dentro do Espresso. 

• Nome da categoria: Identificação e nome da categoria principal (Alimentação, Transporte, Outros ).
• Nome da subcategoria: Identificação e nome das subcategorias (ex.: Passagens, Refeições).
• Nome do centro de custo: Relacionam a despesa a um centro de custo para controle orçamentário.
• Nome da tag: Utilizados para marcação adicional e agrupamento de despesas por temas específicos.
• Nome do grupo da tag:  Agrupamentos mais amplos de tags para análises gerenciais.
• Nome do projeto: Informações relacionadas a projetos específicos.
• Nome do campo personalizado: Identificação do Campo personalizado utilizado
• Valor do campo personalizado: Informação inserida no campo personalizado. 
• Campos de código: Identificador exclusivo de cada parametrização acima dentro no Espresso. 

4. Como Configurar a Ordem das Informações: Após definir os campos que deseja exportar, o Gerador de Arquivos permite que você personalize a ordem em que as informações aparecerão no arquivo final. Basta arrastar e soltar os tópicos para organizar as informações de acordo com a estrutura esperada pelo ERP ou pelas análises gerenciais.

Conforme a demonstração abaixo:

Como automatizar o recebimento do meu arquivo?

O  Automatizar Rotina permite a configuração de uma rotina automatizada para o envio dos arquivos gerados e é uma funcionalidade opcional oferecida pelo Gerador de Arquivos, projetada para tornar os processos ainda mais eficientes, economizando tempo e reduzindo tarefas manuais.

Esse passo está localizado logo após a configuração do arquivo e pode ser configurado no momento mais conveniente para você. Abaixo, explicamos como realizar essa automação.

No primeiro campo, você pode irá definir a frequência de envio conforme suas necessidades:

• Diária, às 07:00: Ideal para quem precisa de atualizações constantes das despesas.
• Semanal, Segunda-feira às 07:00: Perfeito para uma visão consolidada ao início de cada semana.
• Mensal, 1° dia do mês às 07:00: Ótimo para relatórios mensais e fechamento contábil.

Em sequencia, você pode optar por receber os arquivos gerados de duas formas: via e-mail ou SFTP, de acordo com as necessidades de sua organização.

1. Por e-mail:  A opção de e-mail é ideal para quem busca praticidade, permitindo o envio dos arquivos diretamente para a sua caixa de entrada. Basta selecionar a opção e informar o e-mail desejado.

Após configurar a rotina e o e-mail de recebimento, basta selecionar salvar para receber o arquivo conforme configuração.

Conforme exemplo abaixo:

2. Por SFTP: É a solução ideal para empresas que utilizam servidores seguros para armazenamento de dados ou integração com outros sistemas. Essa opção permite a transferência automática dos arquivos diretamente para o servidor do sistema especificado, garantindo segurança e confiabilidade no processo. 

Para configurar o SFTP, será necessário fornecer algumas informações essenciais: o servidor, usuário e a senha para acesso. Caso deseje, você também pode especificar o diretório onde os arquivos serão armazenados. Esses dados são fornecidos diretamente pelo sistema que irá receber as informações exportadas do Espresso, garantindo uma integração fluida e segura.

Abaixo, explicamos o que cada dado representa:

• Servidor: Endereço do servidor SFTP onde os arquivos serão enviados (ex.: ftp.seusistema.com).
• Usuário: Nome de usuário autorizado a acessar o servidor.
• Senha: Credencial necessária para autenticar o usuário no servidor.
• Diretório (opcional): Pasta específica dentro do servidor onde os arquivos deverão ser armazenados (ex.: /financeiro/despesas).

Após configurar a rotina e as credenciais, basta selecionar salvar para receber o arquivo conforme configuração.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! 

Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em [email protected].