Lista de relatórios

A visualização dos relatórios está disponível no menu de gestão de despesas, abaixo apresentamos com maiores detalhes sobre como esse menu está organizado:

Organização

Os relatórios submetidos ao processo reembolso podem ser acessados no menu relatórios. Esses relatórios estão organizados em três seções: em aprovação, aprovados e concluídos. Abaixo segue em detalhes os critérios para que cada relatório apareça em alguma das seções.

• Em aprovação: nessa seção, aparecerão todos os relatórios enviados por usuários que ainda estão no processo de aprovação. A aprovação de um relatório pode passar por um ou mais níveis, dependendo de como o workflow de aprovação foi configurado. O relatório permanecerá nessa seção enquanto o workflow de aprovação não for completado. Os relatórios que estão em revisão, aguardando reenvio do usuário, também permanecem neste quadro.
• Aprovados: após a última aprovação no workflow, o relatório passará para a seção aprovados. Nessa seção, aparecerão os relatórios que estão aguardando conclusão.
• Concluídos: os relatórios dessa seção são os que já foram concluídos e não possuem maiores pendências.

Card do relatório

A lista de relatórios é composta por vários cards, cada um simbolizando um relatório. A figura abaixo ilustra um exemplo de card de um relatório e, logo em seguida, é descrito cada um dos os itens do card, representando as informações do relatório.

1. Número identificador único por relatório.
2. Texto informado pelo usuário no momento de submeter o relatório.
3. Nome do usuário e data de envio do relatório.
4. Mostra em qual nível de aprovação o relatório já passou e o total de níveis do workflow que o relatório está vinculado (Obs.: essa informação só aparecerá em relatório que estejam em aprovação).
5. Gráfico (tipo donut) que mostra a distribuição dos gastos das despesas pelas categorias.
6. Quantidade de despesas do relatório.
7. Valor total das despesas do relatório.
8. Indicador de alertas gerados por antifraude ou violação de despesa.

Filtros

Os relatórios podem ser filtrados por determinados atributos, permitindo maior otimização na busca de relatórios de um usuário específico, de times específicos ou períodos de tempo determinados, por exemplo. Abaixo, uma demonstração de como podemos realizar tal filtragem:

Os relatórios são filtrados em suas respectivas seções. Por exemplo, se o filtro for aplicado nos relatórios aprovados, o resultado do filtro mostrará somente relatórios aprovados. Para filtrar relatórios você poderá configurar os seguintes parâmetros:

• Período: busca por relatórios no intervalo pela data de envio.
• Usuário: busca por relatórios de um usuário específico.
• Time: busca por relatórios de um time específico.
• Tags: busca por relatórios em que alguma despesa possua a tag selecionada.

É importante ressaltar que o filtro pode ser uma combinação entre os parâmetros disponíveis. Dessa forma, você poderá buscar por relatórios de um usuário no último mês, ou buscar pelos relatórios de um time da semana passada.

Para facilitar a identificação do uso do filtro na visualização, o botão logo acima da lista de relatórios fica em destaque quando algum filtro está ativado. Para desfazer o filtro, basta acessar o formulário de filtro e clicar em "LIMPAR FILTROS".

 Acesso aos relatórios

Na plataforma, temos dois tipos de perfil de usuário: administrador e usuário comum. Basicamente, o administrador tem acesso a todos os dados e funcionalidades da plataforma, e o usuário comum apenas aos seus próprios dados e funcionalidades restritas. Entretanto, algumas atribuições podem ser feitas ao usuário que lhe dá acesso a aprovação ou a conclusão dos relatórios, e isso muda a forma de visualizar os relatórios. Abaixo é descrito o acesso do usuário aos relatórios baseado no perfil ou atribuição.

• Administrador: Tem acesso a todos os relatórios de todos os usuários em qualquer uma das seções.
• Financeiro: Tem acesso semelhante ao do administrador.
• Aprovador: Tem acesso aos relatórios que estão vinculados ao time em que ele é aprovador; aos relatórios aprovados por ele; e aos relatórios sem time ou com time sem workflow, no caso de ser aprovador do workflow default.
• Usuário: Tem acesso aos próprios relatórios.

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br