Principais causas de erros no saldo final do relatório do colaborador

O saldo final do colaborador em um relatório pode apresentar discrepâncias por diversos motivos, geralmente relacionados à vinculação entre relatórios e adiantamentos ou ao cadastro incorreto de despesas como reembolsáveis ou não reembolsáveis. 

Neste artigo, vamos abordar como rastrear e corrigir esses erros para garantir que os saldos sejam calculados corretamente.


Erros comuns no saldo final

Se você notou que o saldo final do relatório de um colaborador está incorreto, isso pode ser resultado de dois tipos principais de erros:

1. Saldo resultado é MAIOR do que deveria ser, pode ocorrer quando:
   - Um adiantamento não foi vinculado ao relatório, o que significa que o crédito do valor disponibilizado não foi descontado.
   - Alguma despesa não reembolsável foi registrada como reembolsável, fazendo com que o sistema considere um valor maior para reembolso.
   
   
2. Saldo resultado  é MENOR do que deveria ser, sendo os motivos mais comuns para essa situação são:
   - Um adiantamento foi vinculado de forma incorreta, associando valores que não deveriam estar naquele relatório.
   - Alguma despesa reembolsável foi registrada como não reembolsável, o que faz com que o sistema não inclua esse valor no saldo a ser reembolsado.

Entendendo e resolvendo: Adiantamento não vinculado ou vinculado incorretamente 

Os adiantamentos são valores disponibilizados previamente ao colaborador para cobrir despesas. Durante a aprovação do relatório, é responsabilidade do último aprovador vincular os adiantamentos ao relatório correspondente.

Como identificar: Inicialmente, avalie internamente se o relatório em questão deve possuir ou não um adiantamento vinculado para abater as despesas. Em sequencia acesse o relatório, role até o final da tela para verificar se há e quais adiantamentos estão vinculados ao relatório.  Conforme exemplo abaixo:

Como corrigir: Verifique se o relatório se encontra com status aprovado ou concluído. Sendo que, se estiver:

• Aprovado: Você deve utilizar o recurso Voltar Etapa uma única vez, para que o relatório volte para o Ultimo Nivel de aprovação.
• Concluído: Utilize o recurso Voltar Etapa duas vezes, essa ação se faz necessária para que o relatório volte para Aprovado e em sequencia volte para o Ultimo Nível de Aprovação. 
• OBS: Para entender melhor sobre como utilizar o recurso Voltar Etapa, leia o nosso artigo clicando aqui. 
  
  

Feito isso, basta solicitar ao aprovador do ultimo nível para realizar uma nova aprovação vinculando corretamente os adiantamentos.

Entendendo e resolvendo: Despesa cadastrada incorretamente, reembolsável ou não reembolsável
 

Despesas reembolsáveis são aquelas que devem ser ressarcidas ao colaborador pela empresa ou abatidas em um adiantamento, como despesas com alimentação, transporte ou hospedagem. Por outro lado, as despesas não reembolsáveis são aquelas feitas com cartões corporativos ou outras despesas que não geram reembolso ao colaborador, essas despesas são desconsideradas do calculo de Saldo Final do relatório. 

Como identificar: Inicialmente, avalie internamente se este colaborador utiliza cartão de crédito corporativo ou realiza procedimentos que caracteriza as despesas como não reembolsáveis. Com essa informação você poderá validar se o somatório das despesas não reembolsáveis está coerente com a realidade da sua empresa. 

Caso desconfie que este somatório está incorreto, você deve verificar individualmente cada despesa afim de identificar se estão corretamente cadastradas. As despesas Não Reembolsáveis estão sinalizadas em seu detalhamento ao ser aberta, conforme exemplo abaixo:

Como corrigir: Verifique se o relatório se encontra com status aprovado ou concluído. Sendo que, se estiver:

• Aprovado: Você deve utilizar o recurso Voltar Etapa uma única vez, para que o relatório volte para o Ultimo Nivel de aprovação.
• Concluído: Utilize o recurso Voltar Etapa duas vezes, essa ação se faz necessária para que o relatório volte para Aprovado e em sequencia volte para o Ultimo Nível de Aprovação.

Feito isso, basta solicitar ao aprovador do ultimo nível, para acessar a despesa incorreta, selecionar os 3 tracinhos no canto superior direito da tela e edite a despesa, classificando-a corretamente. Conforme exemplo abaixo:

Dicas para evitar inconsistências no saldo final

• Oriente os aprovadores sobre a importância de revisar a vinculação dos adiantamentos no último nível de aprovação.
• Certifique-se de que os colaboradores estejam cientes da diferença entre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis ao registrar informações no Espresso.
  

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em [email protected]