Classificação de despesas com Categorias e Subcategorias de gastos

A principal forma de classificar uma despesa é informando a categoria do gasto. Para isso, o Espresso disponibiliza na plataforma a funcionalidade de Classificação de Despesas com categorias e subcategorias. As classificações de despesas ficam dentro do menu de "Configurações", no canto esquerdo da tela, conforme exemplo:

As categorias de despesas do Espresso são pré definidas na plataforma e não podem ser excluídas ou editadas, com exceção da categoria de quilometragem, que pode ser desativada.

As subcategorias são personalizadas, portanto é nelas que a empresa deverá adicionar as especificidades de gastos de seus colaboradores.

Por exemplo, se for importante para a empresa que os gastos de Alimentação sejam separados em café da manhã, almoço e jantar, essas são as subcategorias que deverão ser adicionadas na categoria de alimentação.

Como adicionar subcategorias?

Para adicionar subcategorias, o administrador deverá acessar a aba Categorias no menu Classificação de Despesas e clicar sobre a categoria desejada. Dentro dela, informe o nome e código (se houver) da subcategoria a ser cadastrada e clique em "Salvar". Podem ser adicionadas quantas subcategorias forem necessárias. 

As subcategorias podem ser criadas como públicas, onde todos os usuários poderão registrar despesas utilizando-as ou, senão, como restritas, em que apenas os usuários vinculados a ela poderão utilizá-las. Confira o exemplo abaixo: 

A única diferença é na categoria de Quilometragem. Quando a funcionalidade de KM estiver ativada, ao adicionar uma subcategoria, o administrador poderá ou não informar um valor. Os valores cadastrados nas subcategorias de quilometragem se sobrepõem ao valor pago por KM inserido na opção de quilometragem, ativada dentro do menu Funcionalidades.

Saiba mais: Como configurar a categoria de despesas Quilometragem?

O colaborador é obrigado a informar a subcategoria na despesa?

Por padrão as subcategorias não são de preenchimento obrigatório, o que significa que o Espresso disponibilizará automaticamente a subcategoria “nenhum” como opção de escolha do colaborador. Essa opção aparecerá ao final da lista de subcategorias cadastradas pela empresa.

Para tornar o preenchimento da subcategoria obrigatório, e tirar a opção “nenhum” que é fornecida automaticamente pelo Espresso, o administrador deverá ativar a opção de Subcategoria Obrigatória no menu de Funcionalidades.

Como desativar ou excluir subcategorias?

Para desativar uma subcategoria, basta acessá-la e clicar no ícone de "três pontos" que aparece no canto superior direito do quadro de detalhes. As subcategorias devem primeiro ser desativadas e só então poderão ser excluídas. 

Esperamos que esse artigo possa te ajudar a compreender mais sobre o funcionamento da plataforma Espresso! Caso tenha dúvidas ou feedbacks nos envie em suporte@espressoapp.com.br